Η διασταύρωση τεχνολογίας και ποιότητας στον έλεγχο

Του Ρας Μπάνχαμ

Σύμφωνα με μια παγκόσμια έρευνα στελεχών επιχειρήσεων που διεξήχθη από την KPMG και το Forbes Insights, σχεδόν όλα τα στελέχη (98%) λένε ότι η εξωτερική ελεγκτική τους εταιρεία κάνει εκτεταμένη χρήση προηγμένης τεχνολογίας.

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι η τεχνολογία μεταμορφώνει τον έλεγχο, με τις τεχνολογικές λύσεις να δίνουν στους ελεγκτές «περισσότερη διορατικότητα από ό,τι νόμιζαν ποτέ», σύμφωνα με τον Christian Peo, Εθνικό Διευθύνοντα Συνεργάτη, Ποιότητα Ελέγχου και Επαγγελματική Πρακτική, KPMG LLP.

Όπως συζητήθηκε σε πρόσφατο άρθρο με τον Lou Trebino, Chief Technology Officer, KPMG LLP, σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο η τεχνολογία εκσυγχρονίζει τον έλεγχο για να παρέχει πληροφορίες, το πρωταρχικό θέμα της προηγμένης τεχνολογίας είναι μια μεγάλη ομπρέλα. Όταν πρόκειται για τη βελτίωση της ποιότητας του ελέγχου, για παράδειγμα, ποια ακριβώς τεχνολογία κάνει τη διαφορά; Τι μπορούν να περιμένουν οι ελεγκτές από αυτή την άποψη από το ευρύ φάσμα λύσεων που διατίθενται σήμερα;

Οι παρακάτω τρεις τομείς μπορούν να βοηθήσουν στην απάντηση σε αυτές τις ερωτήσεις και να αποκαλύψουν πού η τεχνολογία μπορεί να έχει σημαντικό θετικό αντίκτυπο στην ποιότητα του ελέγχου.

1. Αναλύστε ολόκληρα σύνολα δεδομένων και εντοπίστε ανωμαλίες νωρίτερα

Χρησιμοποιώντας ρομπότ που είναι εκπαιδευμένα να εκτελούν επιχειρηματικές διαδικασίες βασισμένες σε κανόνες και να εντοπίζουν ανωμαλίες δεδομένων, οι ελεγκτές μπορούν να εντοπίσουν ανωμαλίες σε έναν ολόκληρο πληθυσμό συναλλαγών — όχι μόνο σε ένα αντιπροσωπευτικό δείγμα.

“Εάν μια εταιρεία έχει εκατομμύρια συναλλαγές εσόδων… η ομάδα ελέγχου πρέπει να μπει και να καθορίσει πόσο επικίνδυνος είναι ο πληθυσμός”, εξηγεί ο Peo. «Μέχρι πρόσφατα, εκτός κι αν πηγαίνατε και κοιτάζατε κάθε συναλλαγή, έπρεπε να κάνετε κάποιες γενικεύσεις για αυτόν τον πληθυσμό».

Με αυτοματοποιημένες διαδικασίες, είναι πλέον δυνατή η εξέταση κάθε συναλλαγής με βάση προκαθορισμένα κριτήρια και επισημάνσεις ακραίων τιμών για ανθρώπινο έλεγχο.

Εξετάστε τις συναλλαγές που πραγματοποιούνται στην παραδοσιακή διαδικασία παραγγελίας σε μετρητά. Εάν ένας κατασκευαστής αγοράζει σημαντικά υψηλότερο όγκο πρώτων υλών από έναν συγκεκριμένο προμηθευτή σε μια συγκεκριμένη περιοχή από ό,τι είναι τυπικό από τα ιστορικά δεδομένα, οι αυτοματοποιημένες ρουτίνες μπορούν να τραβήξουν την προσοχή στη συναλλαγή, να τη συσχετίσουν με υψηλότερο κίνδυνο και να απαιτήσουν περαιτέρω ανάλυση.

“Σας λέει, “Ακολουθούν ορισμένες δυνητικά επικίνδυνες συναλλαγές”, λέει ο Peo. «Τότε ο ελεγκτής μπορεί να μπει για να ερευνήσει. Μπορεί να βρουν πραγματικά προβλήματα που πρέπει να διερευνηθούν και να ενεργήσουν ανάλογα, ή μπορεί να συνειδητοποιήσουν ότι ίσως το κάνουν φαινόταν πιο ριψοκίνδυνο, αλλά όλα τα στοιχεία είναι πραγματικά κατάλληλα – και αυτός είναι ακριβώς ο τρόπος με τον οποίο μπορεί να καταγραφεί ένας συγκεκριμένος τύπος συναλλαγής για αυτήν την εταιρεία».

Εάν συμβαίνει αυτό –όλα είναι σωστά όπως καταγράφηκαν– και η συναλλαγή ήταν όντως κανονική, το bot μπορεί να ενσωματώσει αυτά τα νέα στοιχεία και να ενημερώσει τα κριτήρια. Οι επόμενες αναλύσεις θα είναι στη συνέχεια πιο ακριβείς με βάση αυτά τα ευρήματα.

2. Βελτιώστε τους εσωτερικούς ελέγχους μιας εταιρείας

Μπορεί να είναι δεδομένο ότι οι ελεγκτές χρησιμοποιούν προηγμένη τεχνολογία, αλλά πολλά από αυτά τα εργαλεία – όπως η τεχνητή νοημοσύνη (AI) και η οπτικοποίηση δεδομένων – βρίσκουν επίσης το δρόμο τους στις ίδιες τις εταιρείες. Όσο για το ποιες συγκεκριμένες τεχνολογίες θα «μεταμορφώσουν δραματικά» τον έλεγχο Προστασία για το μέλλον Μια μελέτη που διεξήχθη από την KPMG και το Forbes Insights διαπίστωσε ότι οι περισσότεροι μάνατζερ έχουν τα μάτια τους στην τεχνητή νοημοσύνη (61%) και στην έξυπνη ανάλυση (50%). Η ρομποτική αυτοματοποίηση διεργασιών αναμενόταν επίσης από πολλούς να διαδραματίσει σημαντικό ρόλο (48%).

«Οι εταιρείες πρέπει να συμβαδίζουν μαζί μας, τουλάχιστον σε κάποιο βαθμό, και δεν μπορούν να βασιστούν πλήρως σε εμάς για να τους δώσουμε τις πληροφορίες», λέει ο Peo. «Πρέπει να δουν πώς χρησιμοποιούμε την τεχνολογία, να ενσωματώσουν την τεχνολογία στους εσωτερικούς τους οικονομικούς ελέγχους και να αρχίσουν να σκέφτονται τα ίδια πράγματα».

Τα οφέλη για τον πελάτη γίνονται σύντομα εμφανή. Διατηρώντας μια σύγχρονη τεχνολογική στοίβα που είναι στο ίδιο επίπεδο με τον ελεγκτή τους, οι πελάτες μπορούν να επικοινωνούν με τους ελεγκτές τους πιο καθαρά, πιο γρήγορα και με μεγαλύτερη ακρίβεια κατά τη διαδικασία ελέγχου. Έχουν επίσης περισσότερο έλεγχο στην εσωτερική τους ανάλυση. Σε τελική ανάλυση, “δεν θέλετε ο ελεγκτής σας να γνωρίζει περισσότερες πληροφορίες από την ομάδα SOX ή τον εσωτερικό ελεγκτή ή τον διευθυντή σας”, λέει ο Peo.

ο Προστασία για το μέλλον Η μελέτη σημείωσε επίσης ότι “οι περισσότεροι διευθυντές είναι σίγουροι για την τρέχουσα και προγραμματισμένη τεχνολογία της δικής τους οικονομικής λειτουργίας, αλλά οι περισσότεροι (58%) επίσης παραδέχονται εύκολα ότι οι εξωτερικοί ελεγκτές τους υιοθετούν την τεχνολογία πιο γρήγορα.” Οι πελάτες μπορεί να διστάζουν να αλλάξουν τους εσωτερικούς ελέγχους τους, και αυτό είναι κατανοητό – ειδικά όταν η διοίκηση πιστεύει ότι βρίσκονται ήδη σε καλή θέση.

Όμως, προειδοποιεί ο Peo, «αν η τεχνολογία μιας εταιρείας είναι πολύ πίσω από τη δική μας, έχει τη δυνατότητα να αυξήσει τον κίνδυνο από την άποψη του εσωτερικού ελέγχου. … Υπάρχει μεγαλύτερη απειλή ότι ο ελεγκτής θα βρει προβλήματα πριν το κάνει η διοίκηση, γεγονός που θα μπορούσε να οδηγήσει στην πιθανότητα ουσιώδους ανεπάρκειας ή ακόμη και υλικής αδυναμίας».

3. Ελευθερώνει τους ελεγκτές να κάνουν πιο ουσιαστική εργασία

Καθώς η χρηματοοικονομική τεχνολογία συνεχίζει να εξελίσσεται, οι περισσότεροι διευθυντές κατανοούν την ανάγκη και είναι πρόθυμοι για την αποτελεσματικότητα που έχει αυξήσει τη χρήση της τεχνολογίας αυτοματισμού. Όπως αναφέρεται στο Προστασία για το μέλλον μελέτη,”[Executives] αναμένουμε ότι αυτή η τεχνολογία θα παρέχει πιο ακριβή και αξιόπιστα δεδομένα. αποκτήσουν βαθύτερη εικόνα για τις επιχειρήσεις τους· ανίχνευση αυξημένων παραγόντων κινδύνου· και βοηθούν τις χρηματοοικονομικές τους λειτουργίες να εντοπίζουν αποκλίσεις και ανωμαλίες δεδομένων – ιδανικά σε πραγματικό χρόνο». Επιπλέον, «Τα κορυφαία οφέλη που αναμένουν να προσφέρει η τεχνολογία του εξωτερικού ελεγκτή τους είναι η βαθύτερη γνώση σε τομείς αυξημένου κινδύνου και αδυναμιών ελέγχου (90%) και η συγκριτική αξιολόγηση των KPIs σε διαδικασίες, επιχειρηματικές μονάδες και ομοτίμους του κλάδου (86%).

Ο Peo το έχει δει από πρώτο χέρι, σημειώνοντας: “Η αυτοματοποίηση μας δίνει τη δυνατότητα να εστιάσουμε την εργασία μας σε συναλλαγές που είναι πραγματικά πιο επικίνδυνες, βοηθώντας στην επισήμανση δεικτών και τον εντοπισμό κινδύνου. Τα δεδομένα και τα αναλυτικά στοιχεία σάς βοηθούν να κατανοήσετε τις συναλλαγές που πρόκειται να ελέγξετε. Εξετάζοντας σε αυτές τις συναλλαγές με πολλούς τρόπους, έχετε καλύτερη αίσθηση του τι δοκιμάζετε, πού βρίσκεται ο κίνδυνος και πόσος κίνδυνος υπάρχει.”

Αυτό, συμφωνούν οι περισσότεροι, βελτιώνει την ποιότητα του ελέγχου τους (98%) παρέχοντας βαθύτερη εικόνα σε τομείς αυξημένου κινδύνου, παρέχει καλύτερη συγκριτική αξιολόγηση έναντι των KPI και αυξάνει την κάλυψη δεδομένων. Η πλειοψηφία των διευθυντών πιστεύει επίσης ότι η τεχνολογία βελτιώνει την εμπειρία του πελάτη (94%).

Επιπλέον, όταν μια εταιρεία έχει πιο προηγμένα συστήματα, είναι πιο πιθανό να μπορεί να επωφεληθεί από τις πιο προηγμένες τεχνολογίες του ελεγκτή της. Είναι μια συμβιωτική σχέση από αυτή την άποψη. Για παράδειγμα, ένας ελεγκτής είναι καλύτερα σε θέση να εξάγει πλήρη σύνολα δεδομένων από μια εταιρεία εάν η εταιρεία διαθέτει ένα βελτιωμένο σύστημα ERP. ότι η εξόρυξη δεδομένων μπορεί να εισαγάγει σημαντική αποτελεσματικότητα στη διαδικασία (επιπλέον της αυξημένης ποιότητας που συνοδεύει την ανάλυση πλήρων συνόλων δεδομένων και όχι αντιπροσωπευτικών δειγμάτων).

«Η ικανότητά μας ως ελεγκτές να χρησιμοποιούμε την τεχνολογία μπορεί να περιοριστεί σημαντικά όταν δεν υπάρχει αποτελεσματικό σύστημα διαχείρισης ποιότητας στην εταιρεία [being audited]”, εξηγεί ο Peo. “Το να έχουμε το αποτελεσματικό σύστημα, ειδικά γύρω από την χρηματοοικονομική αναφορά, είναι πολύ σημαντικό όχι μόνο για να αποκτήσουμε τη γνώση, αλλά και για να το κάνουμε χρήσιμο.”

Καθώς η τεχνολογία ελέγχου γίνεται πιο ισχυρή και έξυπνη, η ανθρώπινη επαφή θα είναι πάντα απαραίτητη γιατί, σύμφωνα με Προστασία για το μέλλον σπουδές, εκτός από τις βασικές λογιστικές και χρηματοοικονομικές δεξιότητες, οι περισσότεροι διευθυντές πιστεύουν ότι οι υπάλληλοι της χρηματοοικονομικής αναφοράς πρέπει να έχουν τις δικές τους δεξιότητες.

Ποιες επαγγελματικές δεξιότητες εκτιμώνται περισσότερο από τους ηγέτες των ομάδων χρηματοοικονομικής αναφοράς;

80% Κριτική σκέψη, συλλογισμός και επίλυση προβλημάτων

66% Ερευνητικές οικονομικές δεξιότητες

66% Ικανότητα ανάπτυξης ανάλυσης δεδομένων για την επίτευξη συγκεκριμένων στόχων

57% Ένστικτο για επιχειρηματική στρατηγική και στρατηγική διορατικότητα

«Αυτοί οι άνθρωποι που είναι διανοητικά περίεργοι και είναι σε θέση να εξάγουν γνώσεις από διαφορετικές δεξαμενές δεδομένων θα είναι πραγματικά εξαιρετικοί», λέει ο Scott Flynn, αντιπρόεδρος, ελεγκτής, KPMG LLP.

Πώς μπορεί η προηγμένη τεχνολογία να βελτιώσει τον έλεγχό σας;

Τελικά, η τεχνολογία είναι ένας ισχυρός παράγοντας που μπορεί να βοηθήσει τους ελεγκτές να βελτιώσουν την ακρίβεια, την πληρότητα και τη συνολική ποιότητα του ελέγχου. Είναι επίσης δυνατό για τους πελάτες να χρησιμοποιούν τις ίδιες τεχνολογίες για να βελτιώσουν τις δικές τους διαδικασίες.

Είτε πρόκειται για τεχνητή νοημοσύνη, μηχανική μάθηση, οπτικοποίηση δεδομένων ή οποιονδήποτε αριθμό άλλων προηγμένων τεχνολογιών, ο πιο σημαντικός παράγοντας είναι πώς η διαδικασία ή η τεχνολογία, μαζί με ελεγκτές που είναι ειδικευμένοι σε τέτοιες προηγμένες τεχνολογίες, κριτική σκέψη και ανάλυση, μπορούν αποδεδειγμένα να βελτιώσουν την ποιότητα του ελέγχου για τους ενδιαφερόμενους και τις ευρύτερες κεφαλαιαγορές .

Ρας Μπάνχαμ είναι υποψήφια για Πούλιτζερ οικονομικός δημοσιογράφος και συγγραφέας με μπεστ σέλερ.

Leave a Comment